Галактика в вопросах и ответах

Всем добрый день!

Помогите пожалуйста с пониманием как устроена работа с авансами в Галактике. С системой работаю уже лет 10, но тему авансовых счетов-фактур всегда, крестясь, обходил стороной. А вот сейчас приперло.

Ситуация вот какая:
Делаем отгрузки по накладным. ДО не используем. Загружаем платежи из клиент-банка.
Как я понимаю, мы должны регистрировать авансы от покупателей в книге продаж, а потом сторнировать их в книге покупок.
Сейчас бухгалтерия в конце квартала считает сумму авансов и вносит одной суммой в книгу продаж. В следующем отчетном периоде так же вручную вносят сторно по этим авансам.

Кто в теме, расскажите пожалуйста как это все должно работать в системе по правильному и как нам можно как-нибудь более-менее автоматически делать эти записи в книгах. Я так понимаю, что все это как-то связано с ДО, так как платеж же нельзя привязывать к накладным...

1. При получении аванса в хозоперации платежа надо создать документ по учету НДС (Счет-фактура, оплата,предоплата), зарегистрировать (Регистрация оплаты, предоплаты)
2. Создать ДО, накладную, документ по учету НДС в ней, зарегистрировать его.
3. В платеже привязать ДО, автоматически (при определенных настройках) произойдет регистрация сторно по авансу в книгу покупок.
Для начала поставьте настройки:
"Настройки Галактики \ Логистика \ Налоги, документы для учета НДС \ Россия, Молдова, Узбекистан \ Регистрация авансов \ Регистрация авансов в момент отгрузки в книге противоположного направления" - да
"Настройки Галактики \ Логистика \ Налоги, документы для учета НДС \ Россия, Молдова, Узбекистан \ Регистрация авансов \ Автоматическая регистрация авансов в момент отгрузки" - да
"Настройки Галактики \ Бухгалтерский контур \ Обработка документов \ Параметры работы с документами различных типов" - там надо поставить на нужные документы (например, Стороннее платежное поручение) "Формировать документы для учета НДС" - автоматически, "Формировать счет-фактуру на остаток платежа" - да; выставить "Ставки для авансов"
Если документов много, то потом можно настроить пакетное распределение платежей.

Мария_Ф писал(а):1. При получении аванса в хозоперации платежа надо создать документ по учету НДС (Счет-фактура, оплата,предоплата), зарегистрировать (Регистрация оплаты, предоплаты)
2. Создать ДО, накладную, документ по учету НДС в ней, зарегистрировать его.
3. В платеже привязать ДО, автоматически (при определенных настройках) произойдет регистрация сторно по авансу в книгу покупок.
Для начала поставьте настройки:
"Настройки Галактики \ Логистика \ Налоги, документы для учета НДС \ Россия, Молдова, Узбекистан \ Регистрация авансов \ Регистрация авансов в момент отгрузки в книге противоположного направления" - да
"Настройки Галактики \ Логистика \ Налоги, документы для учета НДС \ Россия, Молдова, Узбекистан \ Регистрация авансов \ Автоматическая регистрация авансов в момент отгрузки" - да
"Настройки Галактики \ Бухгалтерский контур \ Обработка документов \ Параметры работы с документами различных типов" - там надо поставить на нужные документы (например, Стороннее платежное поручение) "Формировать документы для учета НДС" - автоматически, "Формировать счет-фактуру на остаток платежа" - да; выставить "Ставки для авансов"
Если документов много, то потом можно настроить пакетное распределение платежей.

Спасибо за оперативный и подробный ответ! В принципе подход понятен.
Проблема в том, что накладных порядка 200 в день... ДО не делаются, клиенты платят частями, не особо расписывая номера документов в назначении платежа. Получается, что нужно будет пакетно создавать ДО к этим накладным, потом пакетно распределять это все, формировать счета-фактуры... А нет возможности это делать так, как делают сейчас, но с автоматическим расчетом и сохранением связи между с-ф на аванс и строно к ней?

Без ДО вы никак не обойдетесь...

А что вы его не формируете, это же счет. Формируете его из накладных, нажатием одно кнопки.

Счет-фактура на аванс не сформируется без ДО или договора, нельзя в нашем царстве-государстве платить без основания, не законно это

Когда у нас "приперло" вести авансы, мы выровняли документооборот под "галактический", сейчас довольны.

Многое из того, чего не делали, оказалось весьма полезным.

Основанием является, по большому счету, договор. А договор привязывается к накладной без всякого ДО.
Другое дело, что в Гал, действительно, многое завязано на ДО.

Mari писал(а):Без ДО вы никак не обойдетесь...

А что вы его не формируете, это же счет. Формируете его из накладных, нажатием одно кнопки.

Счет-фактура на аванс не сформируется без ДО или договора, нельзя в нашем царстве-государстве платить без основания, не законно это

Когда у нас "приперло" вести авансы, мы выровняли документооборот под "галактический", сейчас довольны.

Многое из того, чего не делали, оказалось весьма полезным.

Ну получается, что это дополнительная сущность, о которой надо постоянно помнить. Операторам надо не забывать нажать кнопку формирования ДО в накладной. Если по каким-то причинам надо откорректировать накладную, то надо корректировать и ДО. Плюс нужно постоянно распределять платежи по этим ДО.
У нас сейчас так устроено, что в конце квартала бухгалтерия скопом формирует по всем накладным счета-фактуры, по оборотной ведомости получает общую сумму аванса, создает на эту сумму один счет-фактуру. В следующем квартале все так же, но создается сначала счет-фактура, который сторнирует предыдущий и новый на аванс. В этой схеме было всего несколько изъянов:
1. Все вручную
2. Нет связи между авансом и сторно
А вот после перехода на 9.1 вообще теперь нельзя выбирать те типы счетов-фактур, которыми мы пользовались... приходится хакерить

Один общий счет-фактура может использоваться, если у вас покупатели - физлица (т.е. в книге продаж 26 код). В таком случае можно воспользоваться сводным сопроводительным документом. Он создается как реестр всех сопр.доков, с него можно сделать один ДО, а также один документ по учету НДС.

Мария_Ф писал(а):Один общий счет-фактура может использоваться, если у вас покупатели - физлица (т.е. в книге продаж 26 код). В таком случае можно воспользоваться сводным сопроводительным документом. Он создается как реестр всех сопр.доков, с него можно сделать один ДО, а также один документ по учету НДС.

А иначе обязательно надо на каждого клиента отдельно делать?

Так сводно делают довольно давно и претензий со стороны налоговой не было. Точно это запрещено? В качестве контрагента ставят собственную организацию.

Продают сами себе? )) А как же покупатели? А как же авансы от них? Просто так деньги дают, без товара? ))
Не понимаю вашего документооборота... Опишите подробнее.

Мария_Ф писал(а):Продают сами себе? )) А как же покупатели? А как же авансы от них? Просто так деньги дают, без товара? ))
Не понимаю вашего документооборота... Опишите подробнее.

Документов много. Например бывает, что клиенты платят дважды по одно накладной и эта сумма переплаты зависает либо пока мы им эти деньги не вернем, либо пока они их не выберут товаром. На явные предоплаты вроде как делается счет, с этим еще поразбираюсь. Есть подозрение, что этот счет иногда делается в ворде

Но в книге покупок/продаж контрагенты должны вестись отдельно, ведь налоговая проверяет (а сейчас вообще электронно) весь НДС между покупателями и продавцами.