На оборотной стороне авансового отчета следует указывать перечень ВСЕХ приложенных к нему документов (с номерами и датами). Например, сотрудник принес к авансовому отчету 10 чеков с 10-ти стоянок служебной а/м, 2 ж/д билета и еще пару квитанций за телефон. Вот все они и должны быть перечислены в А/О.
Кто как решает подобную проблему? Поделитесь опытом и советами.
P.S. Есть мысль подвязывать А/О к ДО, и в ДО перечислять в спецификации виды расходов (ТЕЛЕФОН, СТОЯНКА, ...), указывая в расширенной информации по каждой позиции в поле "Номер ж/д квитанции" такие слова "чек №012345". Либо слово "чек", как и другие виды документов выбирать в поле "Способ определения веса".
Авансовые отчеты
Модераторы: m0p3e, edward_K, Модераторы
-
JackVn
- Постоянный гость
- Сообщения: 82
- Зарегистрирован: 29 мар 2005, 17:49
- Откуда: Москва, Минск
- Контактная информация:
Re: Авансовые отчеты
Дело в том, что тут действительно Галактика работает не так как надо, на обратной стороне стандартной формы печатается перечень проводок под видом документов. Выход из такого положения действительно в привязке ДО к авансовому отчету, а к ДО уже могут быть привязаны сопроводительные документы, реестр которых и нужно печатать(если полностью соблюдать бизнес-процесс, то делать надо именно так). Форму мне пришлось дорабатывать, но ее можно сделать и в присоединенке, на основе прототипа. В привязке к ДО есть еще один положительный момент: когда формируются проводки с 71-го счета на 10 или затратные счета напрямую,то сформировать их без спецификации со всеми признаками практически невозможно, а ДО и дает выход на спецификацию.
Re: Авансовые отчеты
Тоже давно интересует - кто как изворачивается.
1. Командировки
Чтобы вывести в АО по каждому документу отдельную запись, логично было бы заполнить спецификацию АО. Наименования расходов (с привязанными к ним ТХО) выбираются из заранее подготовленного каталога:
а) проездной билет Урюпинск-Москва
б) постельные принадлежности
в) проживание в гостинице
г) проездной билет Москва-Урюпинск
д) постельные принадлежности
е) суточные
и т.д.
Поначалу удобно, т.к. проставляешь только количество дней суточных, ну и стоимость билетов и квитанций. Но. После запуска функции "Формирование хозопераций" по спецификации одинаковые проводки (и соответственно строчки в АО) сворачиваются.
Что неприемлемо. Может быть и можно где-то отключить это сворачивание. Не нашли. А посему пришлось вводить командировочные также, как и хозрасходы (пункт 2).
2. Хозрасходы
Сколько документов, столько и хозопераций.
В общем случае заранее подготовленные ТХО с заполненным полем "содержание", например ТХО "Почтовые расходы", где в содержании "почтовые расходы по квитанции ГОС-". После простановки суммы и привязки ТХО переходим в "содержание" и добавляем номер отделения связи. Еще пример: ТХО "Оплата канцтоваров". В содержании - "Канцтовары по чеку". После привязки ТХО в содержании дописывается контрагент. и т.д.
Если есть ДО, то вяжемся к нему. Общая схема та же.
Далее выходим из "Хозопераций" в основное окно отчета и в нижнем фейсе с проводками в поле "дата отчета" проставляются реальные даты документов. Они попадут в соответствующее поле на второй стороне АО.
Остается поле "номер документа". Ввести негде.
Такого поля нет ни в анкетной форме, ни в печатной (в исходнике оно пустое). Так что приходится вводить ручками непосредственно перед печатью, естественно без сохранения в БД.
to Деинис
Насчет использования спецификации ДО, расширенной информации в нем, доп. полей и т.п. не совсем понятно... как затем информацию оттуда перетаскивать в анкетную и печатную форму АО
1. Командировки
Чтобы вывести в АО по каждому документу отдельную запись, логично было бы заполнить спецификацию АО. Наименования расходов (с привязанными к ним ТХО) выбираются из заранее подготовленного каталога:
а) проездной билет Урюпинск-Москва
б) постельные принадлежности
в) проживание в гостинице
г) проездной билет Москва-Урюпинск
д) постельные принадлежности
е) суточные
и т.д.
Поначалу удобно, т.к. проставляешь только количество дней суточных, ну и стоимость билетов и квитанций. Но. После запуска функции "Формирование хозопераций" по спецификации одинаковые проводки (и соответственно строчки в АО) сворачиваются.
Что неприемлемо. Может быть и можно где-то отключить это сворачивание. Не нашли. А посему пришлось вводить командировочные также, как и хозрасходы (пункт 2).
2. Хозрасходы
Сколько документов, столько и хозопераций.
В общем случае заранее подготовленные ТХО с заполненным полем "содержание", например ТХО "Почтовые расходы", где в содержании "почтовые расходы по квитанции ГОС-". После простановки суммы и привязки ТХО переходим в "содержание" и добавляем номер отделения связи. Еще пример: ТХО "Оплата канцтоваров". В содержании - "Канцтовары по чеку". После привязки ТХО в содержании дописывается контрагент. и т.д.
Если есть ДО, то вяжемся к нему. Общая схема та же.
Далее выходим из "Хозопераций" в основное окно отчета и в нижнем фейсе с проводками в поле "дата отчета" проставляются реальные даты документов. Они попадут в соответствующее поле на второй стороне АО.
Остается поле "номер документа". Ввести негде.
Такого поля нет ни в анкетной форме, ни в печатной (в исходнике оно пустое). Так что приходится вводить ручками непосредственно перед печатью, естественно без сохранения в БД.to Деинис
Насчет использования спецификации ДО, расширенной информации в нем, доп. полей и т.п. не совсем понятно... как затем информацию оттуда перетаскивать в анкетную и печатную форму АО
Re: Авансовые отчеты
Для командировочных расходов в Гал-ке есть готовая технология. Модуль "Касса"-Приказы на командировки. Сначала здесь оформляется и распечатывается приказ, командировочное удостоверение, служ.задание. Затем, когда сотрудник сдаст отчет - входит в тот же приказ, наводит курсор на сотрудника и жмем кнопку "предварительный расчет" . Там и заносим перечень представленных документов. Предварительно делаем настройку "Касса"-Н-Нормативные значения расходов (это отдельный разговор). После заполнения "предварительного расчета", жмем кнопку "авансовый отчет" и система сама формирует АО. После этого переходим в АО, заполняем назначение платежа, жмем кнопку "спецификация". На открывшемся окне запускаем функцию "формирование хозопераций". АО готов, причем с проводками и с автоматическим расчетом превышений по суточным и проживанию. Вот так вкратце.
Re: Авансовые отчеты
Все так и есть - никто не спорит. Но смысл вопроса Деиниса был:
"... указывать перечень ВСЕХ приложенных к нему документов (с номерами и датами)..."
Так вот оформление командировочных по указанной технологии (через спецификацию) удобно, но после запуска ф-ии "Формирование хозопераций" однотипные проводки сворачиваются. Если, к примеру, было внесено 10 проездных документов, то строчка в АО получится только одна. А это опять не то.
"... указывать перечень ВСЕХ приложенных к нему документов (с номерами и датами)..."
Так вот оформление командировочных по указанной технологии (через спецификацию) удобно, но после запуска ф-ии "Формирование хозопераций" однотипные проводки сворачиваются. Если, к примеру, было внесено 10 проездных документов, то строчка в АО получится только одна. А это опять не то.
-
Deinis
- Местный житель
- Сообщения: 783
- Зарегистрирован: 29 мар 2005, 17:49
- Откуда: Москва
- Контактная информация:
Re: Авансовые отчеты
Большое спасибо всем за участие. Оказана неоценимая помощь в составлении письма в техподдержку.
Расшариваю ответ техподдержки.
Вначале само письмо:
Здравствуйте, уважаемые сотрудники техподдержки Новый Атлант!
В нашей организации возникла необходимость привести в соответствие электронный документ «Авансовый отчет» с его бумажной унифицированной формой № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Согласно этому постановлению:
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете
Например:
Авансовый отчет №123 от 01/06/2004 г.
№ п/п
Первичный документ
Наименование расхода
Сумма расхода
Дебет
счета, субсчета
Дата
Номер
по отчету
принятая к учету
1
20/05/2004
ВФ-65909
Квитанция за стоянку а/м ЗАО «ОХРАНА СТОЯНОК»
100,00
100,00
10.01
2
25/05/2004
365453541
Чек ККМ ООО «ГРИГОРЬЕВА»
56,40
56,40
26.01
В действительности же, при распечатке авансового отчета из БД «Галактика» на обратной стороне стандартной формы печатается перечень проводок под видом документов. При этом графы «Дата первичного документа» и «Номер первичного документа» - пустые, а в графу «Наименование расхода» вместо типа документа и названия организации выводится содержание проводки.
Выходят из этой ситуации по-разному:
1. В качестве перечня документов печатаются сопроводительные документы, связанные с ДО из авансового отчета
2. Спецификация ДО сама по себе содержит перечень документов в виде МЦ и Услуг:
- АВИАБИЛЕТЫ
- Ж/Д БИЛЕТЫ
- КВИТАНЦИЯ ЗА СТОЯНКУ А/М
- ЧЕК ЗА СТОЯНКУ А/М
…
В качестве перечня документов печатается спецификация ДО.
3. Спецификация Авансового отчета содержит внесенный вручную перечень документов (заполняется по клавише «F7», при этом необязательно выбирать статью расхода из существующей, название можно внести и вручную, например «Ж/Д БИЛЕТ №123 от 01/05/2003г.»)
В качестве перечня документов печатается спецификация АО
Везде есть свои плюсы и минусы.
Например, минус первого варианта – не ясен тип документа (что это – квитанция, чек ККМ, или какой другой первичный документ???). Поле «Примечание» сопроводительного документа может быть уже заполнено своей информацией и места для вписывания туда типа документа может не остаться. К тому же как набирать тип документа? Вручную? Со всевозможными грамматическими ошибками? Кроме этого, если по АО 20 первичных документов заводить на каждый свою накладную – просто невозможно, слишком большая нагрузка ложится на бухгалтера.
Минусы второго варианта – имея название типа документа (в виде названия МЦ) некуда вписывать его номер и дату. Кроме того, согласитесь, не вполне корректно вносить, например, чек за стоянку в виде спецификации. Сотрудник приобрел не «чек за стоянку а/м», а услугу «стоянка а/м».
Минусы третьего варианта в том, что бухгалтер все время вручную набирает на клавиатуре тип документа. Он может его не писать, а выбирать из списка норм расходов. Но такие вещи, как оплата стоянки, авиабилеты и проч. – они НЕ нормируются! Тип документа – это НЕ норма расходов!!! Можно, конечно, этим поступиться и заполнять тип первичного документа выбором из списка норм, но куда вписывать номер первичного документа? Если в то же самое название (дописывать ручками), то как потом в присоединенной форме отличить номер документа от его названия? Ведь номер и дата первичного документа указываются в отдельных графах. Кроме того, даже если пользователь заполнил спецификацию АО списком первичных документов, если запустить автоматическое формирование ХозОпераций по заполненной спецификации АО, заполненные статьи расходов сворачиваются в одну ХозОперацию, если у этих статей одна и та же ТХО. И как определить в присоединенной форме, к какой ХозОперации (SoprHoz) относится та или иная позиция спецификации (RashDoc)? Определять это необходимо, поскольку надо понять, какие именно проводки были сделаны по этому первичному документу (по записи в RashDoc).
Наши предложения:
1. В БД хранить список типов первичных документов для АО (например, в той же самой таблице NormRash – «Классификация норм расходов»), например «ЧЕК ККМ», «КВИТАНЦИЯ НА ОПЛАТУ СТОЯНКИ А/М», …
Пользователь должен иметь возможность пополнять этот список
2. Хранить в БД список первичных документов в спецификации АО (таблица RashDoc): тип документа выбирается из таблицы NormRash, номер заносится, например в поле RashDoc.NomKvit, дата заносится, например, в поле RashDoc.DatePay.
3. Предоставить пользователю возможность заполнить автоматически список первичных документов к АО (т.е. его спецификацию):
- из спецификации ДО
- или из сопроводительных документов к ДО
Заполнив список документов, например, из спецификации ДО, пользователь должен иметь возможность отредактировать № и дату этих первичных документов
4. При автоматическом формировании ХозОпераций по заполненной спецификации АО свертку ХозОпераций не производить.
5. Формировать присоединенную форму с оборотной стороной АО по спецификации АО (таблица RashDoc). Спецификация АО должна хранить ссылку на ХозОперацию (например, в поле RashDoc.LastUser), чтобы иметь возможность заполнить графу «Дебет счета, субсчета».
Наши вопросы:
1. Если описанные нами проблемы уже решены, сообщите пожалуйста, в какой версии/релизе/патче
2. Если не решены, то сообщите пожалуйста, номер ПИР
3. Используются ли на текущий момент следующие поля БД:
RashDoc.LastUser
RashDoc.NomKvit
RashDoc.DatePay
Приведет ли использование сейчас нами этих полей в своих целях к нарушению целостности данных БД «Галактика»?
Расшариваю ответ техподдержки.
Вначале само письмо:
Здравствуйте, уважаемые сотрудники техподдержки Новый Атлант!
В нашей организации возникла необходимость привести в соответствие электронный документ «Авансовый отчет» с его бумажной унифицированной формой № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Согласно этому постановлению:
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете
Например:
Авансовый отчет №123 от 01/06/2004 г.
№ п/п
Первичный документ
Наименование расхода
Сумма расхода
Дебет
счета, субсчета
Дата
Номер
по отчету
принятая к учету
1
20/05/2004
ВФ-65909
Квитанция за стоянку а/м ЗАО «ОХРАНА СТОЯНОК»
100,00
100,00
10.01
2
25/05/2004
365453541
Чек ККМ ООО «ГРИГОРЬЕВА»
56,40
56,40
26.01
В действительности же, при распечатке авансового отчета из БД «Галактика» на обратной стороне стандартной формы печатается перечень проводок под видом документов. При этом графы «Дата первичного документа» и «Номер первичного документа» - пустые, а в графу «Наименование расхода» вместо типа документа и названия организации выводится содержание проводки.
Выходят из этой ситуации по-разному:
1. В качестве перечня документов печатаются сопроводительные документы, связанные с ДО из авансового отчета
2. Спецификация ДО сама по себе содержит перечень документов в виде МЦ и Услуг:
- АВИАБИЛЕТЫ
- Ж/Д БИЛЕТЫ
- КВИТАНЦИЯ ЗА СТОЯНКУ А/М
- ЧЕК ЗА СТОЯНКУ А/М
…
В качестве перечня документов печатается спецификация ДО.
3. Спецификация Авансового отчета содержит внесенный вручную перечень документов (заполняется по клавише «F7», при этом необязательно выбирать статью расхода из существующей, название можно внести и вручную, например «Ж/Д БИЛЕТ №123 от 01/05/2003г.»)
В качестве перечня документов печатается спецификация АО
Везде есть свои плюсы и минусы.
Например, минус первого варианта – не ясен тип документа (что это – квитанция, чек ККМ, или какой другой первичный документ???). Поле «Примечание» сопроводительного документа может быть уже заполнено своей информацией и места для вписывания туда типа документа может не остаться. К тому же как набирать тип документа? Вручную? Со всевозможными грамматическими ошибками? Кроме этого, если по АО 20 первичных документов заводить на каждый свою накладную – просто невозможно, слишком большая нагрузка ложится на бухгалтера.
Минусы второго варианта – имея название типа документа (в виде названия МЦ) некуда вписывать его номер и дату. Кроме того, согласитесь, не вполне корректно вносить, например, чек за стоянку в виде спецификации. Сотрудник приобрел не «чек за стоянку а/м», а услугу «стоянка а/м».
Минусы третьего варианта в том, что бухгалтер все время вручную набирает на клавиатуре тип документа. Он может его не писать, а выбирать из списка норм расходов. Но такие вещи, как оплата стоянки, авиабилеты и проч. – они НЕ нормируются! Тип документа – это НЕ норма расходов!!! Можно, конечно, этим поступиться и заполнять тип первичного документа выбором из списка норм, но куда вписывать номер первичного документа? Если в то же самое название (дописывать ручками), то как потом в присоединенной форме отличить номер документа от его названия? Ведь номер и дата первичного документа указываются в отдельных графах. Кроме того, даже если пользователь заполнил спецификацию АО списком первичных документов, если запустить автоматическое формирование ХозОпераций по заполненной спецификации АО, заполненные статьи расходов сворачиваются в одну ХозОперацию, если у этих статей одна и та же ТХО. И как определить в присоединенной форме, к какой ХозОперации (SoprHoz) относится та или иная позиция спецификации (RashDoc)? Определять это необходимо, поскольку надо понять, какие именно проводки были сделаны по этому первичному документу (по записи в RashDoc).
Наши предложения:
1. В БД хранить список типов первичных документов для АО (например, в той же самой таблице NormRash – «Классификация норм расходов»), например «ЧЕК ККМ», «КВИТАНЦИЯ НА ОПЛАТУ СТОЯНКИ А/М», …
Пользователь должен иметь возможность пополнять этот список
2. Хранить в БД список первичных документов в спецификации АО (таблица RashDoc): тип документа выбирается из таблицы NormRash, номер заносится, например в поле RashDoc.NomKvit, дата заносится, например, в поле RashDoc.DatePay.
3. Предоставить пользователю возможность заполнить автоматически список первичных документов к АО (т.е. его спецификацию):
- из спецификации ДО
- или из сопроводительных документов к ДО
Заполнив список документов, например, из спецификации ДО, пользователь должен иметь возможность отредактировать № и дату этих первичных документов
4. При автоматическом формировании ХозОпераций по заполненной спецификации АО свертку ХозОпераций не производить.
5. Формировать присоединенную форму с оборотной стороной АО по спецификации АО (таблица RashDoc). Спецификация АО должна хранить ссылку на ХозОперацию (например, в поле RashDoc.LastUser), чтобы иметь возможность заполнить графу «Дебет счета, субсчета».
Наши вопросы:
1. Если описанные нами проблемы уже решены, сообщите пожалуйста, в какой версии/релизе/патче
2. Если не решены, то сообщите пожалуйста, номер ПИР
3. Используются ли на текущий момент следующие поля БД:
RashDoc.LastUser
RashDoc.NomKvit
RashDoc.DatePay
Приведет ли использование сейчас нами этих полей в своих целях к нарушению целостности данных БД «Галактика»?
-
Deinis
- Местный житель
- Сообщения: 783
- Зарегистрирован: 29 мар 2005, 17:49
- Откуда: Москва
- Контактная информация:
Re: Авансовые отчеты
А вот и сам ответ:
1. Проблема пока не решена
2.180.889 101.23017 101.19852 101.19315
3. RashDoc.LastUser
RashDoc.NomKvit
RashDoc.DatePay
Поля можно использовать
Как реализовать печать оборотной стороны АО мы пока не решили. С одной стороны выводится информация о прилагаемых документах к АО (номер, дата, наименование документа), с другой стороны сумма и дебет счета. Причем по одному документу может быть сформировано несколько проводок.
Т.е. необходимо каким то образом связать спецификацию АО и обороты.
Мы планируем решать данную проблему следующим образом (версия 8.0):
Добавили в таблицу RashDoc новые поля:
- NoDoc - номер документа
- DateDoc - дата документа
- SchetDoc - Счет
- SubSchDoc - Субсчет
Таблицу RashDoc сделать системной аналитикой. Доработать ТХО для обработки данной аналитике и автоматического определения счета/субсчета при формировании проводок.
Тогда печать ОА можно реализовывать как на основании оборотов (через аналитику находить спецификацию и определять номер ,дату и наименование документа), так и на основании спецификации.
Связь спецификации АО со спецификацией ДО или накладной не планировали.
1. Проблема пока не решена
2.180.889 101.23017 101.19852 101.19315
3. RashDoc.LastUser
RashDoc.NomKvit
RashDoc.DatePay
Поля можно использовать
Как реализовать печать оборотной стороны АО мы пока не решили. С одной стороны выводится информация о прилагаемых документах к АО (номер, дата, наименование документа), с другой стороны сумма и дебет счета. Причем по одному документу может быть сформировано несколько проводок.
Т.е. необходимо каким то образом связать спецификацию АО и обороты.
Мы планируем решать данную проблему следующим образом (версия 8.0):
Добавили в таблицу RashDoc новые поля:
- NoDoc - номер документа
- DateDoc - дата документа
- SchetDoc - Счет
- SubSchDoc - Субсчет
Таблицу RashDoc сделать системной аналитикой. Доработать ТХО для обработки данной аналитике и автоматического определения счета/субсчета при формировании проводок.
Тогда печать ОА можно реализовывать как на основании оборотов (через аналитику находить спецификацию и определять номер ,дату и наименование документа), так и на основании спецификации.
Связь спецификации АО со спецификацией ДО или накладной не планировали.